Binnen de beheeromgeving kunnen gebruikersgroepen worden aangemaakt en beheerd. Gebruikers zijn vervolgens te koppelen aan één of meerdere gebruikersgroepen. Daarnaast zijn gebruikersgroepen weer te koppelen aan categorieën. Deze categorie-indeling is zelf aan te maken. De gebruikersgroepen kunnen worden beheerd via de Instellingen, bij ‘Beheer gebruikers’. Na het aanmaken van de gebruikersgroep (al dan niet gekoppeld aan een categorie) kan deze bij het aanmaken van gebruikers, gekozen worden.
De gebruikersgroepen kunnen gebruikt worden om gebruikers makkelijk te filteren, maar ze zijn ook nodig als wordt gewerkt met Toetscoördinatoren. Een toetscoördinator kan binnen de toegewezen gebruikersgroepen gebruikers aanmaken en/of rechten uitdelen.
Een voorbeeld hiervan is een universiteit met een aantal faculteiten. Beheerders kunnen overal bij, maar de keyusers (toetscoördinatoren) mogen alleen bij de vragenbank van de betreffende faculteit en mogen zelf docenten/auteurs aanmaken. Ze kunnen zo alleen docenten/auteurs voor die betreffende faculteit kunnen aanmaken. Een gebruikersgroep zou dan als volgt ingedeeld kunnen worden:
Categorie: Faculteiten Naam gebruikersgroep: Faculteit A
Koppel de toetscoördinator dan aan die gebruikersgroep, zodat deze gebruikers kan aanmaken en rechten geven op de categorieën.